Met allerlei mooie bewoordingen en concrete beloftes stellen inschrijvende marktpartijen alles in het werk om een onderscheidend EMVI-plan te schrijven. De praktijk leert echter dat kandidaten voor een opdracht weliswaar vaak over de benodigde technische knowhow beschikken, maar er niet altijd in slagen om hun kwaliteiten helder en duidelijk op papier over te brengen. Dat is een gemiste kans! Want juist de taalkundige kwaliteit van een EMVI-plan kan het verschil maken tussen een opdracht wel of niet gegund krijgen.

Om ook bij uw EMVI-plan de onderscheidende puntjes op de i te zetten, heeft Jean van Pol Teksten een nieuwe dienst geïntroduceerd: emVIPlan. Door uw EMVI-plan een VIP-behandeling te geven, maakt u als inschrijver het verschil!

In het verleden werden aanbestedingen in Nederland gegund op basis van laagste prijs. In de nadagen van de bouwfraude zag de politiek in Nederland echter in dat gunnen op laagste prijs niet leidt tot de hoogste maatschappelijke toegevoegde waarde. Daarom zocht de overheid naar een methode waarbij ze ook konden gunnen op basis van kwaliteit. Dit heeft geresulteerd in EMVI, wat staat voor ‘Economisch Meest Voordelige Inschrijving’. Hierbij tellen zowel prijs als kwaliteit mee in de aanbieding die een inschrijver moet neerleggen bij een aanbestedende dienst. Zo kan het bijvoorbeeld zijn dat een aanbesteding voor een te bouwen brug in Maastricht voor 40% wordt gegund op kwaliteitsaspecten en voor 60% op prijs.

Bij een EMVI-plan is het altijd zo dat de inschrijver met de laagste fictieve score wint. In dit rekenvoorbeeld krijgt een inschrijver een fictieve korting van
€ 100.000, – op zijn inschrijfsom voor elk punt dat hij scoort op kwaliteit. De uitslag van deze aanbesteding kan er als volgt uitzien:

• Aanbieder A: prijs € 2.000.000, -, kwaliteit € 900.000, -. Totaal: 1,1 mln
• Aanbieder B: prijs 1.900.000, -, kwaliteit 700.000, -. Totaal: € 1,2 mln.
• Aanbieder C: prijs € 1.600.000, -. kwaliteit € 300.000, -. Totaal: € 1,3 mln.

De inschrijver met de laagste fictieve score wint de aanbesteding. In dit geval dus aanbieder A. Zo zie je dat een aanbieder met een relatief hoge prijs, door hoog op kwaliteit te scoren, de aanbesteding toch kan winnen.

De kwaliteitscores worden door de aanbestedende dienst verleend op basis van het ingediende EMVI-plan en de daaraan gekoppelde criteria. Voor elk criterium geeft de inschrijvende partij aan wat zijn visie op dit criterium is, hoe hij hiermee omgaat en welke maatregelen hij neemt om zijn beloften waar te maken. Veel voorkomende EMVI-criteria zijn:

• Communicatie met belanghebbenden
• Omgang met opdrachtgever
• Risicomanagement
• Planning
• Omgang met verkeer
• Veiligheid
• Duurzaamheid

Een EMVI-plan moet overtuigen en dus vertrouwen uitstralen. Dit betekent dat u als inschrijvende partij harde beloften moet durven maken. De beoordelende opdrachtgever wil namelijk zekerheid. Een van de belangrijkste bouwstenen voor een winnende aanbesteding is om uw EMVI-plan SMART te formuleren, dat wil zeggen: Specifiek, Meetbaar, Acceptabel, Realistisch en Tijdsgebonden. In een EMVI-plan zijn met name de letters M en T belangrijk. De maatregelen of beloften moeten dus meetbaar en tijdsgebonden zijn. Als dit niet zo is, dan kan een inschrijver namelijk gemakkelijk onder een belofte uitkomen. Beoordelaars weten dit en geven een EMVI-plan met niet SMART opgeschreven maatregelen minder punten.

Hier volgt een voorbeeld van een niet SMART opgeschreven maatregel:
‘Voeren van overleg met overige belanghebbenden, bv. busmaatschappij en scholen, voor het begin van de werkzaamheden.’ In dit voorbeeld is het onduidelijk wanneer het overleg precies plaatsvindt, aan welke scholen de opdrachtgever precies dacht en of de opdrachtgever erbij mag/moet zijn. Daarom is het voor de opdrachtgever moeilijk om punten toe te kennen aan deze EMVI-maatregel.

Indien de inschrijver bovenstaande maatregel echter SMART had uitgewerkt, had deze bijvoorbeeld als volgt geklonken: ‘Het werk van de opdrachtnemer leidt tot hinder in een straal van maximaal 1.000 meter rondom het werk. Uit onderzoek blijkt dat er vier scholen gevestigd zijn binnen 1.000 meter vanaf het uit te voeren werk. De opdrachtnemer regelt een overleg met deze vier scholen. In dit overleg wordt samen met de school gekeken naar hoe de opdrachtnemer overlast kan voorkomen of beperken. Dit overleg vindt minimaal een maand voor aanvang van het werk plaats. De opdrachtgever is van harte uitgenodigd om deel te nemen aan deze vier overleggen.’

Zorg er met uw EMVI-plan dus voor dat de opdrachtgever glashelder weet wat u bedoelt. Onduidelijke, vage formuleringen leiden er gemakkelijk toe dat uw plan verkeerd wordt begrepen, zelfs al klopt het technisch tot in de puntjes. Ook aan algemeenheden, zoals bijvoorbeeld ‘Veiligheid staat bij ons altijd voorop, zo ook bij dit project’ heeft de opdrachtgever helemaal niks. Schrijf in plaats daarvan op wat uw concrete ambitie is voor dit project en hoe u daar invulling aan wilt geven.  De toetsende opdrachtgever moet namelijk sterke, eenduidige argumenten vinden om uw EMVI-plan te kunnen belonen.

Een concreet, helder en begrijpelijk geschreven plan levert waardering en extra punten op.  Hoe beter de toetsende opdrachtgever uw aanbod begrijpt, hoe meer punten hij kan geven.  Een goed leesbaar EMVI-plan met concrete beloften, die niet voor meerderlei uitleg vatbaar is, biedt dan ook de grootste kans op succes.

Kortom, u wint een EMVI-plan als het onderscheidend is van uw concurrent en als uw boodschap helder, betrouwbaar en overtuigend overkomt. Voor een goed leesbaar en overtuigend EMVI-plan is het daarom van belang dat een tenderteam naast een technische planschrijver ook over een taalkundige planschrijver beschikt. Dankzij een taalkundige screening wordt vage terminologie en wollig taalgebruik voorkomen en krijgt een EMVI-plan meer inhoudelijke finesse. Het zorgt ervoor dat een EMVI-plan prettig en vlot leest, waardoor de toetsende aanbestedende partij uw aanbod beter zal begrijpen en meer punten zal toekennen aan uw EMVI-plan.